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[INFO] Systemumstellung

Im Zuge der Systemumstellungen in den letzten Tagen ist es bei einigen Beschäftigten zu nicht beabsichtigten Seiteneffekten gekommen. Bei einigen Personen wurden zusätzliche E-Mail-Adressen angelegt.
Das wichtigste zuerst: Es sind keine E-Mails verloren gegangen, alle Beschäftigten waren jederzeit über ihre bekannte E-Mail-Adresse erreichbar.

Hintergrund dieses Effektes ist, dass seit dem 27.05. die persönlichen Informationen der Beschäftigten direkt und vollständig aus dem Quellsystem (SAP HCM) an die ze.IT geliefert und dort vollautomatisiert verarbeitet werden.

Beispiel:
Der Beschäftigte Max Andreas Mustermann hat seit Jahren die E-Mail-Adresse m.mustermann@dshs-koeln.de mit dem Anzeigenamen “Mustermann, Max“. Diese Daten wurden von der ze.IT manuell eingetragen. Der zweite Vorname fand dabei keine Berücksichtigung. Nach der Umstellung wurde nun der komplette und korrekte Name, aus dem Quellsystem (SAP-HCM) automatisch verarbeitet. Somit wurde eine "Namensänderung" erkannt und eine zusätzliche E-Mail-Adresse generiert. Weil es m.mustermann@dshs-koeln.de schon gab, wurde max.mustermann@dshs-koeln.de angelegt und als primäre Antwortadresse definiert.

Namensänderungen ergeben sich regelmäßig nach einer Hochzeit. In diesem Fall soll die E-Mail-Adresse angepasst werden und die bisherige Adresse weiterhin zum Empfang zur Verfügung stehen. Daher ist dieses Vorgehen an sich korrekt. Die jetzt fälschlicherweise neu angelegten Adressen haben wir weitgehend korrigiert und wieder die ursprüngliche E-Mail-Adresse als primäre Antwortadresse hinterlegt.

Falls diese Korrektur bei Ihnen noch nicht durchgeführt wurde, schreiben Sie bitte eine E-Mail mit dem Betreff „Falsche Antwortadresse“ an support@dshs-koeln.de. Wir werden dies dann schnellstmöglich anpassen.
Die zusätzlichen Adressen werden nicht gelöscht, sondern sie stehen Ihnen zusätzlich als weitere Adressen für den Empfang von E-Mails zur Verfügung.

Bei Max Mustermann, als Beispiel für viele Beschäftigte, hatte sich auch der Anzeigename geändert.
Der Anzeigename ist das, was Sie zum Beispiel in Outlook unter „von“ sehen.
Bei Max Mustermann war dieser vor der Umstellung “Mustermann, Max“ <m.mustermann@dshs-koeln.de> .
Nach der Umstellung ist es korrekterweise “Mustermann, Max Andreas“ <m.mustermann@dshs-koeln.de>, weil jetzt vollautomatisch der richtige und vollständige Name verarbeitet wird.

Wichtig: Die Kolleg:innen der ze.IT können diesen Anzeigenamen nicht dauerhaft ändern, da er beim nächtlichen Abgleich mit dem Quellsystem (SAP HCM) wieder überschrieben wird. Eine dauerhafte Änderung muss im Quellsystem durchgeführt werden.
Gleiches gilt auch für Titel und akademische Grade.

In diesem Zusammenhang haben einige Beschäftigte, aber auch Studierende automatisierte E-Mails von verschiedenen Systemen bekommen. Insbesondere die „dshscloud“ hat einige Benutzer:innen darüber informiert, dass sich die E-Mail-Adresse geändert hat. Diese Infomail ist eine Sicherheitsfunktion, die offensichtlich gut funktioniert. Danke an alle, die sich verwundert an support@dshs-koeln.de gewendet haben. Sie haben alles richtig gemacht.
Wenn Sie am 27.05. solche E-Mails bekommen haben, können Sie diese ignorieren. Für den Zugriff auf das System hat das keine Auswirkungen. Mittlerweile sollte auch in der dshscloud bei allen wieder die ursprüngliche E-Mail-Adresse hinterlegt sein.